前陣子公司邀請趨勢科技的創辦人張明正來演講,有別於傳統的『一人講,大家聽』,這次演講採用了一種很特別的方式,叫做『World Cafe』,形式上是『大家講,大家聽,然後凝聚共識』。

大家應該都有經驗,有時候找一群人來開會,想要集思廣益,不管是腦力激盪還是尋找解答,會議進行的效率往往不彰。通常都是一兩個人在發言,也總是會有人選擇不發言,或是不知道該說什麼,最後整理出來的結論往往很零碎,不具結構性,當然也就很難付諸實行。

World Cafe 提供了一種很有效的方式。World Cafe 必須有一位主持人,負責控制時間以及進行步驟。首先主持人將與會的所有人分組,依照參與人數的多寡,分成四人或是五人一組,每組選出一個組長,發言順序由組長左手邊開始。

與會的人不見得大家都彼此熟悉,所以一開始由組長開始自我介紹,天南地北什麼都可以講,時間一分種,講完換下一位發言。所有的組別都同時進行,也就是說,在五分鐘內,可以讓所有與會的人都介紹到自己,都開口發言,這個步驟稱為『Ice Breaking』。

接著進入主題,由主持人選擇一個或多個題目,請各組發表自己的意見。從組長開始發言,長度三分鐘,然後換左手邊的下一位。因為發言時間只有三分鐘,所以只講最重要的就好,發言的時候同組的人不能提問,必須專心聆聽。

十五分鐘過去,在場的所有人都針對議題發表了自己的意見。接著進行換組的動作,組長保持不動,所有組員打散,必須到另外一組去,並且不能有跟上一組重複的組員。下一回合開始之前,組長先整理上一回合該組的結論,給新的組員聽,然後才開始新組員的發言,每人一樣為時三分鐘。

就這樣大家不斷換組,每次都由組長整理上一回合的發言重點,幾個回合之後,大家的意見以及每個人聽到的想法,都呈一種等比級數的方式擴散出來。主持人視情況決定討論的回合數。

最後由各組提出該組經歷這麼多回合的討論,認為最重要的意見,由主持人一一寫在黑板上,重複的不算,性質相似的合併。最後黑板上可能會列出大家認為最重要的十幾條意見。

最後是凝聚共識,大家開始投票,一個人也許兩票或三票,然後選出票數最高的三個意見。那麼,選出來票數最高的那三點意見,就是大家對該議題所凝聚出來的共識,快而且有效。

我 覺得 World Cafe 神奇之處就在於把與會的十幾二十人拆成四到五人的小組,有些人也許不善於在一群人面前講話,但若是面對一個小組,就像跟一小群同事聊天一樣,反而能勇敢發 言。而換組的動作不但可以讓不同組的意見交換,而且因為換組之後要把上一組的討論分享出來,大家也就會仔細聆聽,充分達到意見交流的目的。

張明正的演講結束之後,我們自己內部又針對不同的議題進行了幾次 World Cafe,對於一些沒有正確答案的議題,World Cafe 真的是一個很棒的工具。

 

 

 

文章取自:http://chrisasia.blogspot.com/2008/08/world-cafe.html

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